NOY 30/2019

Foto + Text: Jörg Oyen 07.2019


Was war das Gute in dieser Woche?

Die Visualisierung von Arbeit hat Fortschritte gemacht. Projekte, ihre Zwischenstände, dazugehörige Abläufe und Abhängigkeiten sind visualisiert. Beim Sammeln sind einige Ideen entstanden, wie sich bestehende Reibungspunkte verkleinern lassen. Anstehende wie auch zukünftigen Aufgaben sind mithilfe von weiteren Post-its auf einer mit Klebestreifen an die Wand geklebte weiße Folie platziert worden. Das analoge Taskboard hat Linien bekommen. Beim vertikalen Einteilen hat die Schwerkraft geholfen. Beim horizontalen Ausrichten die Teamkollegen. Mit mehr als zwei Händen und mehr als zwei Augen lassen sich einfacher an den Schnittpunkten mit durchsichtigen Klebeband der Linien das ausgerollte farbige Garn ausrichten und fixieren. Dabei bietet es sich an die bis dahin gesammelten Post-its gemeinsam anzuordnen und abzugleichen was bis dahin passiert ist. Zu besprechen bei welchen Aufgaben, in welchem Bereich und Ablauf auf Rückmeldung von wem seit wann gewartet wird. Aktivitäten die fertig oder nicht mehr weiter zu verfolgen sind auf die Spalte Done zu bewegen. So gesehen ein visuelles Team LineUp, das hilft die nächsten sinnvollen Schritte, Aufgaben Reihenfolge besser abstimmen und verteilen. Zu fokussieren und Rückfragen, da gemeinsamer Austausch von Ideen und Zwischenständen stattgefunden hat, auf das Wesentliche zu beschränken. Nach einer Woche haben einige Aufgaben inzwischen eine Durchlaufzeit von unter 15 Minuten. Jetzt wo klarer ist wo wer wann* wie helfen kann.

Verbesserungen

Einige Spalten sind breiter geworden. Mehr Platz nehmen gesammelte 'Ideen' und spontane Beobachtungen und 'Ready to Progress' Aufgaben zum späteren Abarbeiten ein. Schmaler ist die Spalte 'Waiting' geworden. Einige Zeilen für Bereiche und Projekte konnten, da Abläufe unmittelbar aufeinander aufbauen, zusammen gefasst werden. Die vorherige optische Trennung hat zu viel Platz eingenommen, zu viel Distanz zur Lösung und unnötig den Arbeitsfluss durch Raum für parallelen Arbeiten gebremst. Neu ist die Zeile 2020. Erste Post-its für Aktivitäten im nächsten Jahr haben sich hier eingefunden. Andere Aktiväten die erst in 22 Wochen, wie die Sache mit den anstehenden Tätigkeiten vor Weihnachten in Kalenderwoche 52, sind jetzt in Woche 30 visualisiert und gehen ab Woche 44 in den Arbeitsablauf.

Herausforderungen

Eine der Challenges für die nächsten Wochen wird die Einbindung der externen Teammitglieder sein die nicht jeden Tag sich vor das Board stellen und neuste Erkenntnisse teilen und zu resultierenden Aktivitäten beisteuern können. Welche Digitalisierung Tools setzt du dafür ein? Eher per Finger auf Taste und zusammenfassend Teilaufgaben digital als Task mit Asana, 'Trello', 'Jira' verlängern und extern per Zugriffe über Internet mit Smartphone, Tablet und Desktop Webbrowser zugänglich machen? Wie koppelt ihr eure Taskboards um auf die Frage *wann hat wer Zeit hat mir den allgemeinen Anforderungen von Ressourcenplanung? D(m)eine Taskboard Tools und Abläufe sind ... ich freue mich auf deine E-Mail.

Post-its digital verlängern

Von meiner Seite teste ich aktuell 'miro - formerly RealtimeBoard'. Die 'Sticky recognition' Funktion erlaubt fotografierte Flächen mit Post-its automatisiert zu erkennen. Die Post-its lassen sich zeitsparenend in einem Arbeitsschritt auf ein kollaboarativ nutzbaren digitalen Taskboard anordnen und auf Smartphone, Tablet und Webbrowser weiterbewegen. Bei Bedarf mit Linen verbinden. Gruppieren, kommentieren und mit 'Trello', 'Jira', 'Slack', 'Microsoft Teams' und Co integrieren.

stay tuned

Ohne Rückmeldung und Austausch kein Fortschritt und keine Verbesserung.