NOY 33/2019

Foto + Text Jörg Oyen 08.2019


Nach vier Wochen Trauer am Taskboard

Die Idee, klebengebliebene Post-Its auf der geordneten Aufgabenübersicht mit schwarzen Pappen abzudecken, Aufgaben die seit ihrer Anbringung auf dem Taskboard vor vier Wochen es nicht in die Spalte Done geschafft haben, sich nicht bewegt haben, nicht fertig geworden sind, bilden schnell eine Gesprächsgrundlage für die letzten Worte. Etwas mehr Friedhofsatmosphäre kommt auf, wenn die schwarzen Pappen mit weißen Kreidestift und Informationen im Stil von * 16. Juli 2019 † 12. August 2019 beschriftet sind. Wirken lassen, zum Hinterfragen einladen.

Board Clean Up

Gut das der Trick sich drauf zu verlassen das der Kleber der post-its nachlässt und das Reinigungspersonal keine Nachsicht mit Papieren auf dem Boden hat, nicht geklappt hat. Für alle ein spannendes Erlebnis am Wochenanfang zu erleben wie sich in wenigen Minuten die Done Spalte leert. Und dann rückwärts, von rechts nach links einige hängengebliebende Aufgaben verschwinden, und einige neue zum Board, inklusive kurze Erklärung, dazu kommen. Das Taskboard als Zwischenschicht für Kommunikation nutzen. Ein teamfähiges Mittelmaß an Detailierung für operative Entscheidungen und gemeinsames Vorwärtskommen finden. Gemeinsam erkennen an welchen Stellen wie besser zu und zusammengearbeitet werden kann.

Und die gelösten Show-Stopper - die mit den roten Punkt? Wohin mit dem Gelernten?

Einige Post-Its wollten sich nicht einfach so lösen lassen. Die mit den roten Punkt markierten, jetzt gelöst sind für das Team ein grosser Fortschritt. Selbst die kleineren Show-Stopper, jetzt gelöst sind wertvoll. Und wohin mit dem Learnings? Wie das gelernte Festhalten und beim nächsten Mal zeitsparend einfacher zum Ziel gelangen? Der erste Vorschlag das gelernte in einer Tabelle festhalten, klingt einfach und ist einfach umzusetzen. Warum Tabelle und nicht Textdokument? Beide erlauben die Suche. Tabellen sind hier mit den Möglichkeiten, nach:

- Datum der Lösung
- Thema und Problemstellung
- Weg und Reihenfolge der zugehörigen gelösten Aufgaben und Schritte, kurz Übersicht, Aufbau und Lösungsweg
- Ursachen, verwandte Themen und ähnliche Aufgabenstellungen
- was bedingt Bestand hat, ist der Hinweise wer an der Lösung beteiligt war. Aufgaben, Bereiche, Rollen und Zuständigkeiten ändern sich
zu filtern, zu gruppieren und zu sortieren, breiter aufgestellt. Viele Routineaufgaben lassen sich digital mit einem Funktionsaufruf ausführen.

Entwischen sind die zu archivierenden Lösungen tabellarisch erfasst. Nächste Woche folgen Webzugänge für Abfrage und Nutzung Antwort Formular. Und weil einige Post-Its sich so beharrlich gehalten haben und sich auf dem Board fast eingebrannt haben, folgt eine digitale Momentaufnahme als Bild in der kollaborativen Lösung. Nächste Woche geht es mit dem Teilen von Wissen und gemeinsamen lösen von Aufgaben weiter.



Ohne Rückmeldung und Austausch kein Fortschritt und keine Verbesserung.