NOY 50/2019

Foto + Text Jörg Oyen


Nicht einfach – Verfügbarkeit koordinieren

Die Sache mit der Verfügbarkeit ist nicht einfach. Im Austausch zwischen Menschen und mögliche Wertschöpfung eine grundlegende Voraussetzung.

Mal sind es Dienste die ohne Verfügbarkeit, die Bereitstellung von Informationen und darauf aufbauende Aktivitäten, verhindern. Technisch betrachtet wird dann das was für den einen «Einfach» zu lösen erscheint, für den anderen eher vage. Das fühlt sich nicht gut an. Das schlechte Gefühl verstärkt sich, wenn Umfeld und möglich Schrittfolgen unbekannt sind und Wissen darüber gering ist. Das bremst gemeinsamen Fortschritt auf Augenhöhe.

Aufgaben passend zuspielen

Für Remote und Mobile Worker doppelt schwer, wenn der eine dem anderen etwas zuspielen möchte, um eine Aufgabe qualifiziert zu übergeben. Versagen dann die automatischen Synchronisierungen der Dateitransferdienste, werden Aufgaben mehrfach und wenn der Abgleich ausbleibt, wiederholt angefangen, ohne das sie sich wirklich in Richtung Fertigstellung bewegen. Später die unterschiedlichen Zwischenstände wieder zu einem funktionierenden Gesamtbild zu vereinen ist aufwendig. Manchmal so fehlerbehaftet das es besser ist, die vorhandenen Puzzlestücke, neu zu sortieren und dann passend zusammen zu setzen.

Aufgaben sinnvoll zuspielen geht anders.

Automatisierung

Ja und hilft da nicht Automatisierung? Das zusammenlegen von standardisierten Arbeitsabläufen? Die Ablage in organisierten und überwachten Ordnern die bei Veränderung, Aktivitäten triggern? Ja, wenn die Eingangsqualität ausreichend, Aufgabenstellung und Ablauf danach klar ist. Mal eben schnell etwas über den Zaun werfen, hoffen das auf der anderen Seite jemand wartet, etwas auffängt und weiß was damit, wie zu tun ist. Das geht selbst im Büro, dort wo bei anwesenden Personen nachgefragt werden könnte, nicht immer und stört bei Zunahme den Arbeitsablauf, der in Folge langsamer wird.

Rahmen

Arbeitszeiten und andere laufende Tätigkeiten geben den Rahmen für konstruktiven Austausch vor. Nicht jedes über den Zaun geworfene Thema kann die Aufmerksamkeit bekommen, die es vielleicht bedarf. So haben «Wurfthemen» bei zu nehmender Menge die Eigenschaft liegen zu bleiben und aus der Wahrnehmung zu verschwinden. Das verstärkt sich wenn auf Empfängerseite selten einer da ist und selbst bei Empfang Themen nicht zeitnah weiterverarbeiten kann.

Wartezeiten

Die Frage wann kann wer was machen erfordert eine gute Koordination unter Berücksichtigung situativer Umstände. Läuft es reibungsarm mit den Mitarbeitern außerhalb der Büroumgebung und Bürozeiten, werden Anfragen auf den Punkt beantwortet und sind weitergereichte Arbeiten passend für nachgelagerte Abläufe, passt die Taktung. Zeitfenster für Antworten und Austausch sind klar kommuniziert. So wie die Sprechstunde beim Arzt. Die Zeit im Wartezimmer lässt sich bei guter Koordination reduzieren, anders nutzen oder entfällt ganz.

Ohne Rückmeldung und Austausch kein Fortschritt und keine Verbesserung.